Como Solicitar Dados de Registro de Ponto Eletrônico em processos trabalhistas

A perícia envolvendo sistemas de registro eletrônico de ponto pode levantar dúvidas quanto à tecnologia utilizada pela empresa. Por isso, entender o cenário e saber como solicitar os dados corretos é essencial para uma análise técnica precisa. Neste artigo, de forma sintética, discutiremos como lidar com essas situações com base na Portaria nº 671/2021 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Introdução à Portaria nº 671/2021 do MTE

A Portaria nº 671/2021 do Ministério do Trabalho e Emprego (https://in.gov.br/en/web/dou/-/portaria-359094139) estabelece regras claras e detalhadas para o controle eletrônico de ponto, incluindo os tipos de sistemas permitidos, os requisitos técnicos e as obrigações das empresas. Seu objetivo é garantir a confiabilidade, disponibilidade, autenticidade e integridade das informações relacionadas à jornada de trabalho. Com isso, a legislação promove maior transparência nas relações de trabalho e facilita a fiscalização pelos Auditores Fiscais do Trabalho e Peritos Judiciais.

Diferença entre REP-A, REP-C e REP-P

• REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional): É o sistema tradicional, composto por um equipamento físico homologado, que registra os dados da jornada de trabalho. Ele deve atender aos requisitos de integridade e segurança, como a impressão obrigatória de comprovantes para os trabalhadores. No artigo 76, da Portaria nº 671/2021 do MTE é descrito que:  

• O REP-C é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

• REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo): Trata-se de um sistema alternativo que pode ser utilizado em dispositivos como computadores e smartphones. Diferentemente do REP-C, o REP-A dispensa a impressão de comprovantes e adota meios eletrônicos para registro e controle, desde que cumpra as exigências de segurança e confiabilidade da Portaria.  No artigo 77, da Portaria nº 671/2021 do MTE é descrito que:

• O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

• REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa): É um sistema baseado em software, usado para registrar o ponto por meio de aplicações específicas. Esse modelo é altamente digital e requer certificação técnica para garantir a conformidade com os requisitos legais, incluindo o uso de assinatura eletrônica qualificada. No artigo 78, da Portaria nº 671/2021 do MTE é descrito que:

• O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Cada tipo de registrador atende a necessidades específicas e possui exigências próprias, sendo fundamental identificar corretamente o sistema utilizado pela empresa para solicitar os dados adequados.

O Cenário Forense

Durante a pandemia da COVID-19, diversas empresas adotaram soluções de marcação de ponto à distância, impulsionando a busca por sistemas que combinassem modernização, praticidade e eficiência sem comprometer a segurança jurídica. Isso evidenciou a necessidade de controles de jornada que atendam às exigências da legislação trabalhista, promovendo transparência e confiabilidade. Assim, foi definido que as novas tecnologias de ponto eletrônico que devem observar rigorosos critérios técnicos para assegurar a integridade e autenticidade dos registros, garantindo direitos tanto aos empregadores quanto aos empregados:

I - SREP convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional - REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto; I

I - SREP alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo - REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

III - SREP via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa - REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Cenário hipotético: Imagine uma empresa moderna que utiliza múltiplos métodos para registro de ponto. De um lado, há o tradicional registrador eletrônico físico instalado na entrada da sede, onde os funcionários passam seus crachás para registrar entradas e saídas. De outro, a empresa disponibiliza um portal web, acessível tanto por computadores quanto por dispositivos móveis, permitindo que os funcionários façam registros remotamente, como em viagens ou home office. Em um caso envolvendo disputas trabalhistas, surge a questão: esses sistemas constituem um registrador eletrônico de ponto por programa (REP-P), um registrador eletrônico de ponto alternativo (REP-A), ou um registrador eletrônico convencional (REP-C)? Ou seriam apenas ferramentas complementares de gestão de Recursos Humanos, sem valor oficial para registro de jornada? Para complicar ainda mais, há indícios de que tecnologias diferentes podem estar sendo utilizadas para cada modalidade de registro. Por exemplo, enquanto o terminal físico aparentemente segue os padrões do REP-C, o portal web pode não estar devidamente homologado, ou mesmo depender de um simples banco de dados interno para armazenar informações, sem garantir a integridade ou autenticidade exigidas pela legislação. 

Com toda essa complexidade, logicamente será solicitado perícia no processo trabalhista. Essa complexidade inicial desafiará o perito a identificar exatamente como cada sistema opera, quais dados estão sendo gerados e se estão em conformidade com as normas da Portaria nº 671/2021. A falta de clareza pode mascarar irregularidades ou inconsistências que impactam diretamente na apuração dos fatos.

Assim, temos a grande pergunta:

O Que Solicitar em Cada Situação?

1. Cenário: REP-P

Se o sistema utilizado for identificado como REP-P, os seguintes documentos e informações devem ser solicitados, conforme a Portaria nº 671/2021 do MTE:

1. Comprovante de registro de ponto, em conformidade com o art. 79, I a IX:

   • A assinatura eletrônica mencionada no inciso IX deve ser do tipo certificado digital emitido por autoridade certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), constituindo-se em assinaturas eletrônicas qualificadas, conforme a Lei nº 14.063/2020.

2. Relatório Espelho de Ponto, conforme o art. 84, I a VI.

3. Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme o Anexo VI.

4. Arquivo AFD (Arquivo Fonte de Dados), contendo registros originais e integrais, conforme o art. 81, § 2º, e Anexo V.

5. Documentação do Sistema ou Manual de Funcionamento, com informações técnicas sobre o equipamento e sistema.

6. Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, assinado pelo responsável técnico e pelo responsável legal da empresa fabricante ou desenvolvedora, atestando conformidade com os Anexos VII e IX.

7. Certificado de Registro do Programa, no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), conforme o art. 78 e Anexo IX.

2. Cenário: REP-C

Se o cenário envolver o uso do REP-C, deve-se solicitar:

1. Comprovante de registro de ponto, conforme o art. 79, I a IX, incluindo assinatura eletrônica qualificada.

2. Relatório Espelho de Ponto, conforme o art. 84, I a VI.

3. Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme o Anexo VI.

4. Arquivo AFD, conforme o art. 81, § 2º, e Anexo V.

5. Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, conforme os Anexos VII e IX.

3. Cenário: REP-A

Caso o sistema utilizado seja um REP-A, as solicitações incluem:

1. Arquivo AFD, conforme o art. 81, § 2º, e Anexo V.

2. Relatório Espelho de Ponto, conforme o art. 84, I a VI.

3. Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme o Anexo VI.

4. Convenção ou Acordo Coletivo que definiu os critérios de utilização do registrador.

Conclusão

A ausência dos documentos e informações mencionados pode inviabilizar uma análise técnica completa, prejudicando o esclarecimento dos fatos controvertidos. Por isso, identificar corretamente o tipo de sistema utilizado e solicitar os documentos adequados é essencial para garantir a conformidade legal e a transparência nos processos judiciais que envolvem registros eletrônicos de ponto. Caso tenha dúvidas, consulte um perito especializado para orientar sua análise. A consultoria é sempre bem-vinda e a EMATI Auditoria de T.I. e Forense Digital possui este serviço. 

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Quesitos respondidos pelo MTE

Segue abaixo, ipsis litteris, as Perguntas e Respostas fornecidas por cidadãos e respondidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), com o objetivo de colaborar para um melhor entendimento do tema. Outros quesitos podem ser consultados diretamente no site oficial do MTE https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/assuntos/inspecao-do-trabalho/fiscalizacao-do-trabalho/Perguntas%20e%20Respostas%20REP.

Quesito: Os modelos de equipamentos REP-A precisam de homologação junto ao Ministério do Trabalho e Previdência? 

Resposta: Não, a Portaria nº 671/2021 não traz nenhuma obrigação em relação à homologação junto ao Ministério. A condição de validade para o REP-A é ser autorizado por convenção ou acordo coletivo, bem como a sua utilização é permitida apenas durante o seu período de vigência do instrumento coletivo de trabalho (art. 77).

Quesito: O que diferencia o REP-P do REP-A?

Resposta: A principal diferença é que o REP-A deve ser autorizado por convenção ou acordo coletivo. Essa autorização não é necessária para o REP-P, que possui requisitos técnicos definidos na Portaria nº 671 (Anexo IX) e necessita de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial - INPI.

Quesito: No caso do REP-A ou REP-P, em relação ao atestado técnico, há alguma instrução para o preenchimento de versão sobre os sistemas em nuvem? 

Resposta: É permitido o preenchimento, nestes casos, como N/A? Para permitir a evolução do REP-A ou REP-P, pode ser colocada a versão inicial que o cliente começou a utilização desse REP. Por exemplo: caso o cliente tenha aderido à versão 1.2, pode ser utilizado ">= 1.2". Outra possibilidade é informar como versão a data a partir da qual o REP-A ou o REP-P passou a estar em conformidade com a Portaria nº 671/2021. Por exemplo, "a partir de 28/03/2022".

Quesito: Com a Portaria nº 671/2021, como fica a geração dos arquivos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais)? 

Resposta: Com a entrada em vigor da Portaria nº 671/2021, esses arquivos foram substituídos pelo AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada). Os Programas de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP) têm até 11/01/2023 para se adequarem ao novo leiaute. Portanto, até 10/01/2022 o PTRP ainda pode gerar os arquivos AFDT e ACJEF (alteração trazida pela Portaria MTP nº 3.717, de 9 de novembro de 2022 que ampliou o prazo contido na Portaria MTP nº 671, de 8 de novembro de 2021).

Quesito: O que é AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada)? 

Resposta: O AEJ é um arquivo que contém informações relativas ao pós-processamento dos dados gerados pelo REP-C, REP-A ou REP-P e deve ser gerado pelo Programa de Tratamento de Ponto (PTRP), conforme leiaute definido no Anexo VI da Portaria nº 671/2021.

Quesito: O REP-A é um programa (software) ou um dispositivo eletrônico (hardware)?

Resposta: O REP-A pode ser um programa (software), um dispositivo eletrônico ou a combinação de ambos. Assim, por exemplo, as marcações podem ser feitas em dispositivos eletrônicos e a geração do Arquivo Fonte de Dados - AFD em software separado do dispositivo.  Vale ressaltar que, apesar de liberdade na arquitetura do sistema, o REP-A deve seguir o que foi determinado em acordo ou convenção coletiva e na Portaria nº 671/2021 no que couber.

Quesito: O comprovante de registro de ponto previsto no art. 79 da Portaria nº 671/2021 deve ser gerado pelo REP-A?

Resposta: O REP-A deve seguir as especificações determinadas no instrumento autorizador (acordo coletivo ou convenção coletiva). Portanto, depende do que ficou acordado no instrumento coletivo de trabalho.